25 oct. 2012

Managementul Timpului. 3 metode de Diagnoza


Managementul Timpului. 3 metode de Diagnoza a utilizarii timpului personal. Orice initiativa de eficientizare a timpului nostru ar trebui sa inceapa cu o evaluare, o Diagnoza a cum il petrecem astazi. Sa (re)cunoastem trei asemenea modalitati simple:

 Foaia de hartie. Luati o foaie de hartie/carnetel si notati la fiecare 15 minute ce faceati in momentul respectiv; faceti asta toata ziua si apoi evaluati ce fel de activitati v-au ocupat timpul. Daca veti constata ca multe sunt asa-zis disruptive, nu au nimic in comun cu ce doriti sa faceti, puteti decide pentru fiecare cate o solutie de optimizare /reducere /eliminare. Foaia de hartie este pe cat de simpla pe atat de eficace in formarea unei priviri de ansamblu asupra utilizarii timpului individual de lucru; de ajutor poate fi un cronometru care sa va semnalizeze trecerea a cate 15’.

 Analiza ABC. O metoda de etichetare mai rafinata a sarcinilor sau activitatilor de lucru. Stabiliti de la inceput sa calificati toate sarcinile si activitatile de facut in trei categorii:

 
A  |sarcini de importanta majora, cu impact asupra afacerii     | ex: prospectarea  - ptr un agent

    |activitati mari, care de regula nu pot fi delegate               | telefoane la clienti, noi vanzari

                                                                                           | stabilire strategii, planuri actiune

B  |activitati de importanta medie, impact mediu asupra afacerii   | ex: identificare date clienti

    |unele au un caracter de urgenta, altele sunt partial delegabile | participare sedinte

 

C  |sarcini/activitati cu importanta redusa, impact minim asupra  |ex: raportare, completare fisa

    |afacerii; pot fi delegate sau minimizate/eliminate                  |client,

 
Precizare: activitatea zilnica de raportare este normal de tip C daca este efectuata la timp, devine B daca este amanata 1-2 zile si ajunge A daca trece saptamana/luna si tot nu s-a realizat J.

Functionare: luati-va lista cu activitati realizate in saptamana precedenta si analizati care dintre activitati au fost de tip A, care au fost B si care C. Sau evaluati activitatile inregistrate in Foaia de hartie

 Ora de lucru. Impartiti masa salariala (salariul dvs brut plus toate darile firmei catre stat) la numarul de ore lucrate efectiv intr-o luna. Veti obtine o valoare, sa spunem 15 ron/ora. Propuneti-va sa „filtrati” toate activitatile pe care le faceti prin aceasta valoare a voastra, formulandu-va intebarea: „ceea ce fac acum face/valoreaza macar 15 ron/ora?”  Daca DA, atunci probabil ca veti continua, in special daca sunt activitati de tip A sau B. Daca NU, v-ati cam „ieftinit”J, nu-i asa? Simpla comparare cu benchmark –ul personal va va arata explicit ceea ce intuiati deja si se poate constitui intr-o motivare pentru schimbare! (aceasta tehnica mai apare descrisa usor diferit acum un an, Pilula nr. 46).

In Pilula urmatoare vom identifica 3-4 tehnici de prioritizare a activitatilor. Pana atunci...

   Succes în adaptarea şi aplicarea acestor 3 tehnici simple!